Antes de automatizar nada conviene hacer números. No hace falta un estudio de meses: con cuatro datos que tu equipo conoce de memoria se puede saber si un proceso merece la pena o no.
Los cuatro datos que necesitas
- Volumen. Cuántas veces se repite la tarea a la semana: pedidos, facturas, consultas, altas.
- Tiempo por unidad. Cuántos minutos lleva cada una, contando las idas y venidas entre programas.
- Coste por hora. El coste real de quien la hace, no solo su sueldo bruto.
- Coste de los errores. Devoluciones, retrasos, reclamaciones o simplemente el tiempo de corregir.
La cuenta, paso a paso
Multiplica volumen por tiempo para saber las horas que se dedican hoy. Aplica un porcentaje realista de automatización: en procesos con documentos y reglas claras solemos ver entre un 60 % y un 85 %; casi nunca el 100 %, porque siempre quedan excepciones que revisa una persona.
Las horas liberadas por el coste por hora te dan el ahorro anual. Réstale el coste de operación (licencias, nube, uso de modelos de IA y mantenimiento) y compáralo con la inversión inicial. El resultado es el plazo de retorno.
Un ejemplo con números
Una distribuidora recibe 300 pedidos a la semana por email. Cada uno lleva unos 6 minutos de teclear y revisar: 30 horas semanales. Con un 75 % automatizado se liberan unas 22 horas a la semana, más de 1.000 al año. A 25 € la hora son unos 25.000 € anuales.
Si el proyecto cuesta 12.000 € y la operación unos 300 € al mes, el retorno llega en unos seis meses. Es el caso de nuestro flujo de pedidos por email directos al ERP.
Lo que no sale en la cuenta, pero cuenta
Hay beneficios difíciles de poner en euros: responder a un cliente en minutos en lugar de días, no depender de una sola persona que sabe hacerlo, poder crecer sin contratar al mismo ritmo o tener los datos a tiempo para decidir. No los sumes a la cuenta para justificar el proyecto, pero tenlos en cuenta para priorizar.
Cuándo no compensa
Si una tarea se hace pocas veces al mes, cambia constantemente o depende de criterios que nadie sabe explicar, probablemente no sea la primera que debes automatizar. Antes de construir nada, en el diagnóstico hacemos esta cuenta contigo y te decimos con franqueza si compensa.
